Peran IT untuk menunjang Target Perusahaan

IT apa tuh? Information Technology bro atau kalau di Indonesia-kan adalah Teknologi Informasi, 
Pemanfaatan IT di Perusahaan telah bertransformasi suuuaaangat hebbiaaat dari awalnya hanya sebagai "alat ketik" pengganti Mesin Tak Tik Tuk hingga sekarang IT bisa membuat perusahaan mendapatkan bisnis baru , contohnya adalah PTTelkom yang telah bertransformasi dulu hanya sebagai penyedia telipun PSTN namun sekarang sudah menjadi Perusahaan yang juga bergerak dibidang solusi IT

Nahh..  di Perusahaan saya, kalau saya analogikan IT masih dalam tahap balita tumbuh gigi? lho??? selain membuat demam dan panas dingin dan membuat khawatir karyawannya, juga karena masih dalam taraf belajar menggigit hehehe


Yang pertama kami lakukan adalah membuat solusi paling mudah dan enteng dulu yang bisa diaplikasikan di perusahaan, lho kenapa begitu??kenapa tidak langsung solusi canggih saja?? karena eh karena... IT bukan hanya mengenai membuat aplikasi canggih dan bagus tapi juga bagaimana menarik minat user untuk memakai secara "senang, ridho dan ikhlas" plus plus plus diawal untuk membiasakan user menggunakan IT sebagai alat kerja yang menarik terlebih dahulu.....

Aplikasi yang kami bangun adalah aplikasi E-office atawa Office Automation atawa Paperless office namun tentu secara bertahap (programmer kantor terbatas bro.. ),  modul yang kami bangun pertama adalah Disposisi online atau Dispo. mahluk apakah itu? :) gampangnya adalah aplikasi untuk alur tata persuratan secara digital.

Ketika masih jadoel : 
surat diterima trus dipasang kertas kecil yang cantik berjudul disposisi, kemudian diberikan ke direktur utama, kemudian direktur utama menuliskan tujuan delegasi (disposisi) beserta arahannya kepada direktur SDM, kemudian direktur SDM menuliskan disposisinya lagi kepada GM SDM, kemudian GM SDM menuliskan disposisi lagi kepada Manager SDM, kemudian dan seterusnya sampai pada level pelaksana arahan tersebut ya... kira kira 3 hari 3 malam dah hehehehe *tu juga kalau semua lagi ada ditempat jadi bisa "agak" cepat,

Pertanyaannya???

1. Bagaimana kalau dari alur tadi ternyata GM SDM ada diluar kota?? ya otomatis mengendap diantara tetumpukkan kertas di meja GM SDM dong... simple kan... hehehe
2. Terus gimana kalau ternyata surat tersebut mendesak sementara GM SDM masih ada diluar kota juga??? ya masih dimeja GM SDM dong... masih nanya lagi... hehehe
3. Terus gimana kalau ternyata setelah dari luar kota GM SDM tersebut terserang sakit hingga absen sampe seminggu???? yahhhh.... masih nanya juga... kan masih dimeja GM SDM!!!! awas nanya lagi!!!!

begitulah teman teman... zaman jahilliyah waktu itu.. alhamdulillah sudah berakhir.... hehehe

Saat Ini / Present Days / Setelah Era Dispo :

• Surat diterima dari luar kemudian di-scan menjadi pdf, kemudian user sekretaris membuka Dispo online, tinggal tambah surat tujuan Direktur Utama, kebetulan Dirut lagi dijalan habis menghadiri tanda tangan kontrak 100M hehehe... lho piye iki??? tenang bro.. ternyata Dirut membuka iPadnya dan melihat ada tombol kedap kedip di Dispo yang menandakan ada 1 surat masuk baru, tinggal klik baca kemudian klik lagi contreng checkbox disebelah tulisan Direktur SDM kemudian menuliskan seperti ini... "Pak agar ditindak lanjuti dengan cepat, saya tunggu nanti jam 4!!" klik send... 
• wuuussshhhh.... pergilah tulisan tersebut beserta surat kepada akun Direktur SDM, kedap kedip lagi tuh tombol surat masuk di akun Dir SDM, ga mau kalah juga.. Dir SDM tinggal klik dan contreng checkbox disebelah GM SDM kemudian menuliskan... "pak ditindak lanjuti dengan cepat dan cermat dan saya tunggu nanti jam 3!!" klik send.... 
• wuhuuussssss lagi... pergilah lagi tulisan tersebut kepada GM SDM... kemudian setali tiga uang... GM SDM klik dan contreng checkbox disebelah manager SDM dan kemudian menuliskan..."Pak ditindak lanjuti dengan cepat, cermat dan baik nan indah dan saya tunggu nanti jam 2 ya.."... 
• wuuhuuuuuusssss lagiiiii.... Manager SDM membukan dan tinggal mendispo ke staffnya sambil menuliskan.... "Bu tolong ditindak lanjuti dengan cepat, cermat, baik nan indah dan lengkap ya.. oia saya tunggu jam 1 dimeja saya... Terima Kasih"... hingga akhirnya surat tersebut diterima oleh staf pelaksana tugas tadi.... kemudian dia baca dan klik reply... "Maaf pak... bukannya sekarang sudah jam 2, kapan saya ngerjainnya ya???" .....hehehehe... just kidding.. tentu jawabannya adalah "Siap pak!!!! laksanakan!!!!" ya gitu deh....

dari alur tersebut apa keuntungan yang kami dapat setelah menerapkan Disposisi online??

1. Proses yang cepat karena surat tidak terbatasi oleh lokasi, tapi bisa dibuka dimana saja asalkan ada koneksi internet :D
2. Terdokumentasi dengan baik, karena ter-record oleh sistem
3. Mempermudah penelusuran Surat masuk - keluar , tidak perlu ngubek2 gudang untuk cari surat, tinggal klik "Telusuri Surat" dan cari berdasarkan Nomer/Subjek/Tanggal/Pengirim/dll
4. Biaya? tentu dong.. berapa kertas yang bisa dihemat dengan penggunaan Dispo ini.. contohnya, ketika kita mengirim surat masal ke seluruh bagian lain, tentu kita akan mencetak sebanyak tujuan / melakukan copy sehingga akan banyak sekali kertas yang terpakai, tapi dengan Dispo cukup buat 1 surat di scan dan bisa dikirimkan kemana saja.. hemat pohon berapa tuh?? hehehe hidup TI
5. Tracking... akan terlihat dari alur surat tersebut siapa saja pihak yang membuka surat tersebut dan juga siapa saja yang dikirim surat belum membukanya.. hayo.....
6. Surat Butuh tanggapan cepat? tentu bisa.. kan realtime online :)

 tahap selanjutnya dari E-Office yang kami sedang kami bangun adalah :

1. Gaji Online ( cek gaji lewat aplikasi , jadi pihak SDM ga perlu cetak slip gaji trus bagiin ke seluruh perusahaan, dicetak oleh karyawan itu sendiri jika dibutuhkan )
2. Permintaan Cuti Online
3. Nota Dinas Online
4. Permintaan Kendaraan - Ruang Rapat Online
5. jobdesc Online
6. Surat perintah Lembur Online
7. Pengobatan Online

merupakan mimpi kami di IT untuk bisa memberikan Layanan Terbaik untuk Menunjang Proses Bisnis dan Target Perusahaan baik untuk jangka pendek maupun jangka Panjang.

saya kira untuk saat ini dicukupkan sekian dulu.. setelah modul berikutnya selesai kami akan coba share lagi... happy sharing bro... tambah ilmu tambah teman :)

weitts... apa hubungannya dengan judul diatas?? "Peran IT untuk menunjang Target Perusahaan"? hal kecil yang kami lakukan tadi tentu sangat berdampak terhadap kinerja perusahaan, informasi dan komunikasi menjadi cepat karena adanya Dispo sangat mempengaruh kecepatan manajemen dan pihak2 untuk mengambil keputusan dengan cepat dan tentu sangat mengoptimalkan komunikasi karena komunikasi terdokumentasi dengan baik.

Tentu kami tidak akan berhenti disini, setelah hal kecil yang berdampak besar kami lakukan... kedepan kami akan melakukan hal besar yang akan berdampak jauuuuuh lebih besar kepada perusahaan... Amin.